Onko teilläkin linjattu, että viestintä ”kuuluu jokaiselle”, meillä ”kaikki viestivät” tai ”jokainen on viestijä”?
Mahtavaa! Näinhän se on, modernissa asiantuntijayhteisössä, jonka työn vaikutukset syntyvät viestinnällisin keinoin. Puhumme, kirjoitamme, kohtaamme ihmisiä, sometamme. Viemme niissä kaikissa hetkissä eteenpäin yhteisiä tavoitteita – toivottavasti.
Aika tavallista on, että viestinnän vastuut on jaettu, mutta homma ei silti lähde lentoon. Kun työpäivät ovat täysiä, viestintä saattaa tuntua asiantuntijan pöydällä ylimääräiseltä tukkeelta, vähän ahdistaakin. Näin on erityisesti, jos ei ole ihan selvää, mitä siis pitikään tehdä, tai jatkuvasti muuttuvat välineet ja kanavat tuottavat epävarmuutta.
Että oikeastiko tässä pitäisi vielä mennä omalla nimellä johonkin Twitteriin sekoilemaan?
Mikä neuvoksi? Kokosin viiden kohdan kehittämisaskeleet yhteisön viestintäosaamisten varmistamiseksi. Lue erityisesti, jos olet pomo, esihenkilö tai yksi niistä yhteisösi harvoista ammattiviestijöistä!
1. Kartoita yhteisösi viestintäosaamiset
Mieti hetki, mitä teillä jo osataan? Entä mitä ei? Millaisia helmiä joukosta löytyy? Armoitettuja kirjoittajia, Twitter-tähtiä, innostavia puhujia, taitavia visualisteja? Entä mitkä hommat jäävät jatkuvasti tekemättä, koska kukaan ei halua tarttua niihin? Mitä asioita toivoisit, että teillä osattaisiin paremmin?
Kysy myös, mitä tekijät itse ajattelevat. Mitä viestinnän osaamistaan he haluaisivat vahvistaa? Mitä taitoja teillä seuraavaksi tarvittaisiin?
2. Määrittele viestinnän perustaidot
Jos linjauksena on, että “jokainen viestii”, tarvitaan myös yhteinen käsitys siitä, mitä sillä tarkoitetaan. Mitkä luetaan viestintätaidoiksi, jotka jokaisen pitää hallita? Riittääkö fiksu blogikirjoitus kerran puolivuotiskaudessa ja hyvä esiintymistaito? Pitääkö päivittää itse verkkosivuja, ajastaa some-julkaisuja, ottaa kuvia tai laatia virtaviivaisia presentaatioita?
Mitkä tehtävät keskitetään osaajille ja mitä ostetaan ulkoa? Entä mitkä taidot ovat onnistumisenne kannalta ratkaisevia?
3. Kirjaa viestintäosaamisten kehittämistarpeet
Nyt olet jo pitkällä! Seuraavaksi voit tehdä listan tärkeimmistä oppimisen alueista. Missä asioissa huomasit puutteita?
Keskity kehittämisessä aluksi perustaitojen vahvistamiseen. Niiden päälle on hyvä rakentaa. Listasta tulee nimittäin helposti pitkä! Valitse 2–3 tärkeintä, joista aloitat!
4. Suunnittele, miten osaamista lähdetään vahvistamaan
Sitten kohti toteutusta! Mieti, miten voitte kehittää viestinnän osaamista systemaattisesti, olemassaolevin resurssein.
Millaisia yhteisiä tapaamisia, jutteluita tai koulutuksia tarvitaan? Kenen on hyvä olla mukana? Mikä on kiireellistä, mitkä asiat voidaan jättää ensi vuoteen tai toivelistalle? Hyödynnä yhteiset kehittämispäivät, materiaalipankit ja tietenkin ne työyhteisön osaajat.
Mitä pystymme tekemään itse, missä asiassa tarvitaan esimerkiksi ulkopuolisia kouluttajia? Juttele kollegoiden ja johdon kanssa. Sovi resursseista ja aikatauluista.
5. Hyödynnä vertaisoppiminen!
Melko usein arkiviestinnän jumit syntyvät aika yksinkertaisistakin asioista, jotka joku toinen työyhteisössä osaa ratkaista. Nettisivujen tunnukset ovat hukassa, sovelluspäivitys tekemättä, enkä ole ihan varma mikä onkaan se Instagram Live.
Vahvista kulttuuria, jossa ei tarvitse osata kaikkea, ja on ookoo kysyä työkaverilta. Luo aktiivisesti tilaisuuksia kollegalta oppimiseen: järjestä pieniä perehdytyshetkiä tai vinkki-iltapäiviä.
Puhu ääneen myös omista epävarmuuksistasi. Ei meistä kukaan pysty hallitsemaan kaikkia viestinnän osa-alueita tai teknologioita, edes kovimmat viestintäammattilaiset. Eikä onneksi tarvitse. Siksihän me kaikki viestitään – yhdessä.
Bonus: Muista, että kaiken ytimessä on yhteinen viestintäajattelu. Eli ymmärrys siitä, miksi viestintä on yhteisöllesi tärkeää, ja miten se konkreettisesti auttaa teitä viemään tavoitteitanne eteenpäin. Teknisten osaamisten lisäksi on välttämätöntä, että viestinnän tekemiseen osallistuvilla on mahdollisimman yhteinen näkemys tavoitteista, kohderyhmistä ja keinoista.
Puhu viestinnästä ääneen, ja puhu siitä paljon.
