Kokosimme viisi havaintoa hankeviestinnän arjesta. Hyödynnä vinkit ja vältä hankeviestinnän karikot!
Teemme Noonissa paljon viestintää järjestöjen vetämille hankkeille, joiden kesto on 1–3 vuotta. Työssä nousee esiin toistuvia hankauskohtia, joiden ratkominen onnistuu fiksulla suunnittelulla.
Kun hanke alkaa, siihen usein palkataan uudet työntekijät talon ulkopuolelta. He saavat tehtäväkseen ryhtyä toteuttamaan jonkun muun laatimaa, usein tavoitteiltaan melko kunnianhimoiseksi viritettyä hankesuunnitelmaa. Usein suunnitelmaan on kirjattu valmiiksi pitkä lista viestinnän kanavia ja välineitä, joita hanketyöntekijä ryhtyy haalimaan kasaan.
Tavallisia hankkeen alkuvaiheen ratkottavia ovat ainakin nämä
- Tarvitseeko hanke oman visuaalisen ilmeen ja logon?
- Mitä some-kanavia meidän kannattaisi käyttää?
- Perustetaanko omat verkkosivut?
- Millaisia painotuotteita ja esittelymateriaaleja pitäisi tilata? Tarvitaanko roll-up, pinssejä tai kynä hankelogolla?
Ennen kuin päätät näistä, on tärkeää pysähtyä. Istu siis alas ja käytä riittävästi aikaa ajatteluun, mieluiten yhdessä kollegojen kanssa. Ajattelulla säästät aikaa, rahaa ja vaivaa.
1. Konkretisoi viestinnän tavoitteet.
Selkeä tavoitteiden määrittely on tuloksellisen viestinnän lähtökohta. Aina. Tästä ei voi tinkiä.
Mieti näitä: mitä hyötyjä viestinnän pitäisi hankkeessa tuottaa? Mitä muutoksia pystytte viestinnän avulla saamaan aikaan? Mistä tiedätte, että olette onnistuneet?
Kirjaa tavoitteet selkeään, konkreettiseen, mitattavaan muotoon. On täysin eri asia tavoitella ”näkyvyyttä” tai ”yhteiskunnalliseen keskusteluun vaikuttamista” kuin vaikkapa sitä, että ”työmme kannalta tärkeimmät 10 poliittista päättäjää on lukenut suosituksemme, pitää niitä hyödyllisinä ja haluaa edistää niitä”.
Mahtavaa on, että kun tavoitteet on kirkkaasti kirjattu, ne tavallisesti auttavat löytämään vastaukset viestinnän käytännön toteutusta koskeviin kysymyksiin. Kokeile vaikka! Hyödyttääkö oma logo viestinnän tavoitteiden toteutumista? Miten?
2. Rajaa ja nimeä kohderyhmät.
Muista, että pystyt lyhyellä hankekaudella ja käytettävissä olevilla resursseilla tavoittamaan vain melko rajatun ihmisjoukon. Keskity olennaiseen ja tee tärkeimmät jutut hyvin.
Nimeä viestinnän tavoitteiden näkökulmasta tärkeimmät kohderyhmät mahdollisimman tarkasti. Rajaa ja konkretisoi. “Sote-ammattilaiset” on kohderyhmänä vielä melko laaja. Entä jos ryhmä olisikin lastensuojeluun liittyviä päätöksiä työssään tekevät sote-ammattilaiset Etelä-Savossa?
Kohderyhmien tarkka rajaaminen auttaa osaltaan vastaamaan kysymyksiin hankkeen viestintäkanavista. Miten siis ihan oikeasti tavoitat ne eteläsavolaiset lasu-puolen sossut ja kehittäjät supertärkeän asiasi äärelle? Instagramilla, roll-upeilla ja hankkeen logokynillä? Vai tapaamisilla, tiiviillä ja lähestyttävillä taustamatskuilla ja suunnitelmallisella sähköpostiviestinnällä?
3. Tunnista vaikutusketjut.
Kun tiedät, mitä viestinnällä tavoitellaan ja kenet haluat tavoittaa, pura tavoite osiin. Yritä ymmärtää, millaisia asioita täytyy tapahtua ennen kuin “10 tärkeintä päättäjää haluaa edistää suosituksiamme”, “Etelä-Savon lastensuojelussa kuuluu kokijoiden ääni” tai “Länsi-Uudellamaalla asuvat, päihteitä käyttävät eroisät hakeutuvat järjestömme vertaistukiryhmiin”.
Mitä esteitä tavoitteen toteutumisella on? Millaista tietoa tarvitaan, kuka ja missä? Millaisia asenteisiin, mielikuviin tai tunteisiin liittyviä esteitä viestinnällä pitää ylittää? Millaista materiaalia siis olisi hyvä tuottaa, mihin kanaviin, kuinka usein? Mitkä näistä ovat tärkeimpiä ja mitä pystymme omilla resursseillamme realistisesti toteuttamaan?
Esimerkiksi päättäjille viestiessä on tavallisesti tärkeää, että viestivä taho on profiililtaan riittävän uskottava, luotettava ja tuttu. Juuri käynnistynyt hankkeesi ei sitä ehkä ole. Kannattaisiko hankkeen siis viestiä päättäjille ison, tunnetun emoyhteisösi nimissä tai siipien suojasta oman, lyhytaikaisen “hankebrändin” sijaan? Entä miten korkealla hankkeen vaikuttamistavoitteet ovat toiminnanjohtajanne vaikuttamisagedalla?
4. Kiinnitä hanke osaksi emoyhteisön viestintää.
On tavallista ajatella, että hankkeelle pitäisi luoda kolmeksi tai viideksi vuodeksi oma “brändi”, jota sitten tehdään tunnetuksi. Joskus tämä saattaa palvella viestinnän tavoitteita hyvinkin.
Tavallisempaa kuitenkin tuntuu olevan, että hankkeen ja emojärjestön viestintä päätyvät kilpailemaan keskenään. Syntyy iso liuta järjestön omistamia, rinnakkaisia sometilejä, logoja, esite- ja opassarjoja joita sitten yritetään kuljettaa rinnakkain. Hankeviidakossa jää epäselväksi, kuka hanketta luotsaa. Sisältö saattaa hukkua brändäyskohinaan.
Hanke on lähtökohtaisesti olemassa siksi, että emojärjestö on halunnut hakea sille rahoitusta. Miksi? Siksi, että hanke toteuttaa omalta osaltaan emoyhteisön tavoitteita – sen olemassaolon tarkoitusta.
Mieti siis näitä: onko tärkeää, että hanke tunnetaan nimenomaan erillisenä hankkeena? Miksi? Vai onko olennaisempaa, että hankkeen työ ja sisällöt tunnetaan osana emoyhteisön työtä? Mitä asioita hankkeessa voisi tai kannattaisi viestiä järjestön yhteisellä äänellä, sen yhteisissä kanavissa?
Ja vielä kerran: tarvitaanko oma visuaalinen ilme, logo, verkkosivut ja some-kanavat? Jos, niin miksi?
5. Ota viestijät mukaan jo hankkeen suunnitteluvaiheeseen.
Mitä teetkin, ota oman yhteisösi viestinnän tekijät – ammattilaiset – ajattelusi tueksi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
Heidän työtään on kysyä sinulta yhä uudestaan, mitä olivatkaan viestinnän tavoitteet, kohderyhmät ja toivotut vaikutukset. Ja auttaa löytämään hankkeellesi sellainen keinovalikoima, joka tuottaa parhaat tulokset.
He ovat myös parhaita liittolaisiasi, kun mietit, miten yhteisösi olemassa olevat viestintäkanavat valjastetaan tukemaan oman hankkeesi tavoitteita. Hyvä hankeviestintä on yhteisön sisällä win-win, hyödyttää luontevasti sekä hanketyötä että yhteistä kokonaisuutta.
Jos voit, käytä viestinnän ammattilaisten apua jo laatiessasi hankehakemusta. Jos et, ota apu käyttöön viimeistään hankkeen käynnistysvaiheessa.
