Kun arjen viestintätehtäviä on paljon ja resursseja rajatusti, suunnitelmallisuuden merkitys korostuu. Suunnitelmallisen viestinnän peruspilari on viestinnän vuosisuunnitelma, jonka äärelle voi pitkin vuotta pysähtyä tarkastelemaan kokonaisuutta ja käymään tärkeitä keskusteluja esimerkiksi priorisoinnista, kirjoittaa Noonin toimitusjohtaja ja viestinnän asiantuntija Johanna Lassy-Mäntyvaara.
Työpöydällä ruuhkaa, kehittämisprojektit odottavat jonossa ja strategiaan kirjattujen pääteemojen viestintä pitäisi varmistaa. Viestinnältä toivotaan vaikuttavuutta ja suunnitelmallisuutta entistä niukemmin resurssein. Kuulostaako tutulta?
Kun tekemistä on runsaasti ja resurssit tiukassa, hyvä suunnittelu nousee arvoonsa.
Sopivien viestinnän suunnittelun tapojen pohtimiseen kannattaa käyttää tovi, sillä suunnittelu ei ole kertaprojekti vaan tärkeä toistuva toimenpide. Hyvä suunnittelu varmistaa, että viestintä tuottaa toivottuja tuloksia.
Omassa viestintätyössäni on osoittautunut toimivaksi kolmen suunnitteluportaan malli:
- päälinjat määrittelevä viestintästrategia
- yhtä viestintävuotta ohjaava vuosisuunnitelma
- suunnitelmallista arkea tukeva viestintäkalenteri.
Käsittelen tässä tekstissä tarkemmin viestinnän vuosisuunnitelmaa, jonka laatiminen kannattaa ottaa toistuvaksi tavaksi viimeistään loppuvuodesta – tai jo aiemmin syksyllä, riippuen esimerkiksi organisaatiosi budjetoinnin aikataulusta. Kun rahaa ja resursseja jaetaan, viestinnän tehtävät ja tarpeet on tärkeää olla kirjattuna ylös koko vuodelle ja linkitettynä strategisiin tavoitteisiin. Juuri tähän työhön vuosisuunnitelma on hyvä työkalu.
Viestinnän vuosisuunnitelma vie strategiaa arkeen
Viestintää ohjaa ideaalitapauksessa viestintästrategia, jossa organisaation tavoitteet on purettu ja pureskeltu viestinnällisiksi tavoitteiksi: miten viestintä tukee strategisia tavoitteita, mitä valintoja teemme viestinnässä ja millaisia tavoitteita asetamme. Ja mitä tämä tarkoittaa esimerkiksi kohderyhmien priorisoinnin, kanavavalintojen ja pääviestien muodossa.
Kun tavoitteet on määritelty – olipa muotona sitten viestintästrategia tai muussa muodossa tehty suunnittelutyö – vuosisuunnitelma ottaa askeleen kohti konkretiaa. Siinä puretaan strategiset tavoitteet ja viestinnän pääteemat konkreettisiin toimenpiteisiin sekä suunnitellaan ja aikataulutetaan ne vuoden varrelle.
Strategian pohjalta suunniteltuja isompia kokonaisuuksia voivat olla vuosisuunnitelmassa esimerkiksi
- strategian pääteemoihin liittyvät juttusarjat tai kampanjakokonaisuudet
- uuden viestintäkanavan perustaminen strategiassa priorisoidun kohderyhmän tavoittamiseksi
- asiantuntijoiden viestintäkoulutukset valittujen teemojen esilletuomiseksi.
Lisäksi vuosisuunnitelmaan on tärkeä kirjata viestinnän kehittämishankkeet, julkaisut, tapahtumat ja arjen säännölliset viestintätoimet, kuten uutis- ja asiakaskirjeet – siis kaikki tekeminen, johon viestinnän resurssia halutaan vuoden aikana käyttää.
Viestinnän vuosisuunnitelma: konkreettinen, mutta ei yksityiskohtainen
Vuosisuunnitelma kertoo, miltä viestinnän vuosi näyttää kokonaisuudessaan, strategian näkökulmasta. Siinä ei ole syytä mennä yksityiskohtiin, vaan pidättäytyä otsikoiden ja kokonaisuuksien tasolla. Esimerkiksi yksittäisen artikkelin sisältösuunnittelun paikka on vasta myöhemmin.
Näin vuosisuunnitelma säilyy dokumenttina, josta viestinnän vuotta voi tarkastella kokonaisuutena. Sen äärelle voi pysähtyä käymään esimerkiksi tuiki tärkeitä keskusteluja strategiassa asetettujen tavoitteiden ja viestinnän resurssien suhteesta: Jos vuoteemme mahtuu vain yksi viestinnän kehittämisprojekti, mihin kohtaan vuotta se olisi parasta ajoittaa? Mikä isompi kokonaisuus voitaisiin jättää tekemättä tai siirtää ensi vuoteen, jotta myös toinen tärkeä viestinnän kehittämishanke saadaan mahtumaan mukaan?
Vuosisuunnitelman voi kasata esimerkiksi Exceliin, mikä mahdollistaa helposti kalenterimaisen näkymän. Myös esitys- tai tekstimuotoinen dokumentti käy hyvin. Tiiviys ja yksinkertaisuus ovat valttia.
Strategia on tärkeä pitää vuosisuunnitelmassa tiiviisti mukana ja näkyvänä. Helppo tapa tähän ovat esimerkiksi värit, ikonit ja symbolit: jos niitä on käytetty strategiassa eri osa-alueiden ja tavoitteiden kuvaamiseen, samat visuaaliset elementit voi tuoda mukaan vuosisuunnitelmaan kertomaan, mitkä toimenpiteet edistävät mitäkin strategista tavoitetta.
Suunnitelmallisuuden koetinkivi: kiireinen viestintäarki
Kun vuosisuunnitelma on tehty, on aika siirtyä kohti toteutusta. Tässä kohtaa strategisuus ja suunnitelmallisuus joutuvat todelliseen testiin, kuten moni kiireistä viestintäarkea elävä tietää. Suunnitelmallisuutta tukevat käytännöt kannattaa siis pitää mukana myös arjessa.
Itse suosin tapaa, jossa vuosisuunnitelman toteutuksen tueksi perustetaan tekijätiimin yhteinen viestintäkalenteri. Se voi tarkoittaa käytännössä esimerkiksi Exceliin, Trelloon ja Teamsin Planner-alustalle perustettua työtilaa, joka jaetaan kaikkien viestintää tekevien kesken.
Kalenteriin voi tuoda viestinnän vuosisuunnitelmaan kirjattuja toimenpiteitä, purkaa niitä edelleen pienempiin palasiin (esimerkiksi artikkelisarja yksittäiseksi artikkeliksi) sekä kirjata toteutuksesta sovitut yksityiskohdat, kuten sisältö, julkaisukanavat, mitattavat tavoitteet, aikataulu ja budjetti. Viestintäkalenteri on paikka, jossa tekemistä seurata ja koordinoida. Sen pohjalta voi tehdä tilannepäivityksiä esimerkiksi viestinnän viikko- ja kuukausipalavereissa.
Vuosi on nykyisessä viestinnän toimintaympäristössä pitkä aika, ja muutoksia voi tulla. Siksi on tärkeää hyväksyä, että vuosisuunnitelmaa saa ja myös kannattaa päivittää vuoden varrella. Samalla voi olla hyvä hetki pysähtyä pohtimaan myös esimerkiksi strategian päivitystarvetta.
Ethän siis jätä vuosisuunnittelua tekemättä, vaikka ensi vuosi näyttäisi epävarmalta!
Tarvetta viestinnän vuosisuunnittelun tuelle?
Autamme organisaatiotasi löytämään toimivat suunnittelun tavat ja työkalut sekä luotsaamme suunnitteluprojektisi.
