Onko sinunkin organisaatiossasi linjattu, että ”viestintä kuuluu kaikille”? Hyvä. Se on moderni tapa järjestää viestinnän tekeminen, kun kanavia, sisältöjä ja erilaisia yleisöjä on runsaasti.
Kokosin kolme pointtia viestinnän johtamisen tueksi toiminnanjohtajille, pääsihteereille, yksikön johtajille ja muille, joiden huolena on, miten saada koko porukka viestimään yhteisten tavoitteiden mukaisesti.
Ne pätevät sekä normaalioloissa että poikkeustilanteessa. Ja kun johtamisen rakenteet ovat kunnossa, myös kriiseistä selvitään hallitummin.
Vaikka ”jokainen on viestijä”, viestintää täytyy myös johtaa ja kehittää suunnitelmallisesti. Muuten toteutus jää puolitiehen. Johtamisen merkitys korostuu, jos talossa ei ole palkattuna ammattiviestijää, jonka työnkuvaan viestinnän suunnittelu ja kehittäminen kuuluisi.
Järjestökentässä, seurakunnissa, säätiöissä ja julkishallinnossa on valtavasti organisaatioita ja yksiköitä, joissa viestintää tekevät muut kuin ammattiviestijät. Porukassa saattaa olla suvereeneja somettajia, heittäytyviä videoviestijöitä – ja tyypillisesti myös runsaasti niitä ihmisiä, joille viestintään liittyvät tehtävät ovat jatkuvasti epämukavuusalue.
Vaikka palkkalistoilla olisi taitava viestintäpäällikkö, myös hän tarvitsee ylimmän johdon vahvan tuen tavoitteellisen viestintäajattelun viemiseen läpi koko organisaation, sekä normaalitilassa että kriiseissä.
Usein työn alla on lisäksi monta pakollista kehittämisprosessia: verkkosivu olisi aika uusia ja visuaaliselle ilmeellekin tarttis tehdä jotain. Kuka teillä johtaa näitä prosesseja ja varmistaa, että ne kiinnittyvät aidosti yhteisösi strategiseen ajatteluun ja tukevat parhaalla mahdollisella tavalla tavoitteidenne toteutumista? Kokeile, löytyisikö apu näistä.
1. Osoita, että viestintä on teillä tärkeää.
Useimmissa asiantuntijaorganisaatioissa viestintä on täysin olennainen väline työn strategisten tavoitteiden toteuttamisessa. Ilman sitä työtämme ei tunneta, ihmiset eivät kiinnity työhömme, eivät löydä palveluitamme – eikä toivottua muutosta maailmaan synny.
Osoita, että viestintä on teillä tärkeä asia. Varaa koko porukalle aikaa viestinnän yhteiseen pohtimiseen ja tutkimiseen. Jos olette linjanneet, että jokainen on viestijä, viestinnän täytyy näkyä myös työnkuvassa ja siinä, mihin ihmisillä on mahdollisuus ja lupa käyttää aikaa työssään. Vahvista osaamisia suunnitelmallisesti. Vastaa huolenaiheisiin ja epävarmuuksiin. Resursoi viestintä niin, että tavoitteisiin pääseminen on realistista. Tämä tarkoittaa sekä työaikaa että rahaa.
2. Ota vastuu siitä, että viestintää kehitetään.
Johtajan ei tarvitse tehdä kaikkea, tietää kaikkea tai olla mukana kaikissa prosesseissa. Mutta johtajalla täytyy olla erinomainen yleiskuva siitä, mitä viestinnän kehittämistarpeita yhteisössä on ja kuka, miten ja millä aikataululla niitä edistetään.
Määrittele kehittämisen tavoitteet yhdessä tekijöiden kanssa, sovi selkeästi vastuista ja varmista resurssit (eli raha, työaika ja osaamiset). Auta tekemään valintoja: mikä on tärkeintä meille juuri nyt? Mihin suuntaan olemme kulkemassa? Kiinnitä kehittäminen aina strategiseen ajatteluun ja työn tulosten seurantaan ja mittaamiseen: mitä viestinnässämme pitää vahvistaa, jotta tärkeimmät tavoitteemme voivat toteutua?
3. Luo rakenteet suunnittelulle.
Jos viestintään ei ole kunnon suunnitelmaa, yksittäiset työntekijät saattavat kokea viestimisen hankalaksi tai epämieluisaksi ja omaan työhön kohdistuvat odotukset epäselviksi. Seminaarista pitäisi taas twiitata, mutta mitä mä sieltä twiittaan? Käskettiin kirjoittaa blogi, mutta en oikein saa kiinni, miksi se on tärkeää.
Luo edellytykset sille, että viestintää tehdään suunnitelmallisesti. Onko käytössä ajantasainen viestintäsuunnitelma, toimiva kalenterointi ja fiksut kokouskäytännöt, joiden avulla koko jengi pysyy yhteisellä kartalla viestinnän suunnitelmien suhteen?
Varmista, että viestinnälle on olemassa selkeät, mitattavat ja realistiset tavoitteet, jotka jokainen viestintään osallistuva ymmärtää. Huolehdi siitä, että käsitys viestinnän ja eri kanavien kohderyhmistä ja niiden tärkeysjärjestyksestä on yhteinen ja koko porukka tuntee yhteisön tärkeimmät viestit omakseen. Ymmärtäminen sitouttaa tekemiseen.
Ja vielä lopuksi: nauti tuloksista! Viestinnän kehittäminen vaatii malttia, mielenrauhaa ja pitkäjänteistä otetta. Muista pysähtyä iloitsemaan kehitysaskeleista ja onnistumisista, myös ihan pienistä. Tee ne näkyväksi koko porukalle. Muista kiittää ja kehua. Myös itseäsi!
